Intro.
인터넷과 스마트폰이 상용화되지 않았던 시기에는 도대체 어떻게 업무를 진행했을까 상상조차 되지 않을 정도로, 이 둘은 직장과 일상에서 뗄래야 뗄 수 없는 존재가 되었습니다.
한 컨설팅 업체에 따르면, 개발자, 엔지니어, 일반 사무직군들은 전체 근무시간의 60%을 대체로 이메일을 주고받거나 정보를 취합하고, 내부 임직원과 소통하는 데에 사용한다고 합니다. 본연의 업무에 집중하는 시간은 나머지 40% 정도라고 합니다.
다룰 수 있는 정보와 커뮤니케이션의 양이 높아짐에 따라 자칫 복잡해지고 비효율이 발생하는 건 어떻게 보면 당연하다고 생각될 수도 있습니다. 하지만, 이 과정에서 생기는 불필요한 과정과 Task를 줄인다면, 어쩌면 업무 효율을 최상으로 끌어올릴 수 있다는 말도 됩니다.
원프레딕트 마케팅팀도 이러한 니즈를 바탕으로 업무 협업 툴을 사용하게 되었습니다.
저희 팀은 프로젝트, 캠페인, 이벤트 기반 활동들 위주로 업무가 진행되며, 팀원 간 그리고 팀간 협업이 잦은 팀입니다. 시간 기반이기 때문에 일정 조율과 효과적인 커뮤니케이션이 업무 효율을 좌우하는 팀이기도 합니다. 그렇기 때문에 자연스럽게 프로젝트를 한 눈에 파악하고, 일정을 실시간으로 관리할 수 있는 프로젝트 관리협업 툴 도입을 검토하게 되었습니다.
시중에는 다양한 업무 협업 툴(TTool)이 있습니다. 노션(Notion), 트렐로(Trello), 먼데이닷컴(Monday.com), 지라(jira), 그리고 오늘 제가 소개해드릴 아사나(Asana) 등이 대표적이지요.
다양한 업무 협업 툴을 체험, 검토해본 결과, 저희 팀은 아사나를 도입하게 되었는데요,
오늘 이 포스팅에서 저희 팀이 주로 사용하고 있는 아사나의 주요 기능에 대해서 간략하게 소개해드리고자 합니다.
ASANA (asana.com)
: Asana is a web and mobile application designed to help teams organize, track, and manage their work.
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1. 내 작업
전체 프로젝트에서 '나'에게 할당된 모든 Task를 보여줍니다. 마감일, 중요도로 업무 우선 순위를 정할 수 있기 때문에 아사나에 접속하여 가장 먼저 확인하게 되는 항목입니다.
그림 1. 아사나의 '내 작업' 화면. 저는 해야할 기간으로 분류하여 저에게 할당된 Task를 관리합니다
2. 대시보드
진행 중인 모든 작업을 볼 수 있습니다. 개별 작업 완료에 따른 전체 진행 상황은 물론 프로젝트 상태를 한 눈에 보는 기능도 지원합니다.
그림 2. '대시보드' 화면. 마감일과 완료 기반으로 해당 프로젝트의 진척도를 하악할 수 있습니다.
3. 타임라인
저희 팀에서 가장 유용하게 (?) 사용하고 있는 기능입니다. 해당 프로젝트를 완수하기 위한 다양한 TASK를 생성하고 일정 및 담당자를 설정할 수 있습니다.
프로젝트 내 각 개인이 맡은 업무에 대해 일정 기반으로 한 눈에 파악이 가능하여 어느 부분이 진행 완료가 되었고, 어느 부분이 일정/계획에 비해 지연되고 있는 지 알 수 있습니다. 또한 기존 일정이 실현 가능한 지 여부도 함께 판단할 수 있고, 그에 대한 대비도 미리 준비할 수 있습니다.
그림 3. 아사나의 '타임라인' 화면. 각 Task마다 종속관계를 설정할 수 있기 때문에, 연관 Task 흐름을 함께 파악할 수 있습니다.
4. 캘린더
타임라인과 비슷한 기능이지만 캘린더 형태로 Task를 보여주기 때문에 보다 좀 더 직관적으로 일정 확인이 가능합니다.
그림 4. 아사나의 '캘린더' 화면
5. 기타 기능
담당자, 우선순위, 작업진행상태 등을 항목을 지정하여 각 Task에 대한 부가적인 정보를 입력할 수 있습니다. 또한 각 Task 마다 하위 작업을 추가할 수 있고, 댓글 기능을 통해 의견을 자유롭게 주고받을 수 있습니다. (이메일, 또는 메신저로 커뮤니케이션을 하는 것 보다 tracking 관점에서 훨씬 효율적이라고 생각합니다.)
이러한 기능들은 커뮤니케이션 효율을 높이기 위해 협업 툴의 필수 요소들인 것 같아요.
그림 5. Task 상세 화면. 담당자, 시작일, 마감일, 해당 프로젝트, 종속관계, 승인단계, 우선순위, 작업진행상태, 설명, 태그 등의 기능을 추가할 수 있습니다.
Conclusion.
사실 저희 팀은 아사나를 사용한지 이제 한 달이 조금 넘어가고 있어서 아직까지 아사나툴을 100% 활용하고 있지는 않다고 느껴져요.
아직 시도해보지 못한 기능들이 많지만, 이미 충분히 업무 효율 효과를 체감하고 있습니다. 아마 장기적으로 사용하면서 좀 더 저희 마케팅팀에 특화된 아사나 공간으로 꾸며갈 수 있을 것 같습니다
게다가 끝이 날 것처럼, 끝나지 않고 있는 코로나19로 인해 비대면 시대를 맞이하게 되어 재택근무가 장기화되고 있는 지금. “업무 협업 툴”은 그 어느때보다도 효율적인 재택근무 환경 구축의 핵심이자 필수 조건이지 않을까요? 아직 고민이신 분들께 꼭 아사나가 아니더라도 팀과 본인에 맞는 툴을 찾아 체험으로라도 사용하는 것을 추천드려요:)
이 글을 쓴 사람
홍 미 현 | 마케팅 팀
원프레딕트의 대내외 소식, 회사 및 제품 홍보 마케팅을 담당하고 있습니다. 생각보다 착하고, 차분하며 명상하는 것을 좋아하는 성격입니다만..
최근 원프레딕트의 회사 블로그와 기술 블로그를 오픈하게 되면서, 먹이를 찾아 헤매는 하이에나처럼.. 포스팅 거리(?)를 찾아 회사 라운지를 활보하는 모습이 자주 포착되고 있습니다.
원프레딕트 홈페이지
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